penerapan kaizen

 Setelah Perang Dunia II, Amerika membantu perekonomian Jepang agar bangkit kembali dan terus maju. Para ahli industri didatangkan dari Amerika untuk mengembangkan program pelatihan manajemen.Salah satu program dalam training tersebut adalah perbaikan dalam 4 tahap atau yang kemudian disebut sebagai: Kaizen yang berarti perbaikan mutu secara terus-menerus.

Kaizen (改善^?) merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan berkesinambungan". Filsafat kaizen menganggap bahwa cara hidup kita seperti kehidupan kerja atau kehidupan sosial maupun kehidupan rumah tangga hendaknya terfokus pada upaya perbaikan terus menerus. Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan beransur. Kebalikan dari inovasi, yang dipakai dalam manajemen barat umumnya dan merupakan perubahaan besar-besaran melalui terobosan teknologi, konsep manajemen, atau teknik produksi mutakhir. Kaizen tidak bersifat dramatis dan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah, menjamin kemajuan beransur yang memberikan imbalan hasil dalam jangka panjang. Jadi kaizen merupakan pendekatan dengan risiko rendah (Handayani, 2005: 5)

Elemen inti dari kaizen adalah kemauan untuk berubah, maju dan memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran demi perbaikan.

Konsep Kaizen & Manajemen

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama^[3] :

• Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan.

• Perbaikan

Kegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada

Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi^[3]Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan. Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah

Komitmen Kualitas

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery -- QCD), sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi.Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.

Orientasi Proses

Kaizen menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini mengutamakan proses. Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.

PDCA/SDCA

Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri atas :

• Rencana (plan)

Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.

• Lakukan (do)

Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat.

• Periksa (check)

Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.

• Tindak (act)

Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.

Perencanaan Organisasional

Perencanaan Organisasional

Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai tujuannya, dimana ditujukan pada tindakan yang tepat melalui melalui proses analisa, evaluasi, seleksi diantara kesempatan-kesempatan yang diprediksi terlebih dahulu.

Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi.

Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :

-         Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan

-         Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Henry Fayol mengemukakan enam belas garis pedoman umum ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya :

1.    Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana

2.    Mengorganisasi aset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan-tujuan sumber daya

3.    Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, energik

4.    Mengkoordinasikan semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha

5.    Merumuskan keputusan yang jelas dan tepat

6.    Menyusun bagi seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer

7.    Mendefinisikan tugas-tugas

8.    Mendorong inisiatif dan tanggung jawab

9.    Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan

10.  Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan

11.  Mempertahankan disiplin

12. Menjamin bahwa kepentingan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi

13. Mengakui adanya satu komando/pimpinan

14. Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan

15. Melembagakan dan memberlakukan pengawasan

16. Menghindari adanya pengaturan, birokrasi dan kertas kerja

Keuntungan dan kerugian pembagian tenaga kerja

Konsep pembagian tenaga kerja diberikan pada berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah/tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu

Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja

Keuntungan :

Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat

Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain

Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien

Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Kerugian :

Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia

Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :

a. Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi

b. Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah

c. Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung

d. Rantai komando yang lengkap

e. Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai

f. Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional

refferensi: http://ashur.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/folder/0.1