Kaizen
(改善?)
merupakan istilah dalam bahasa Jepang yang bermakna "perbaikan
berkesinambungan". Filsafat
kaizen menganggap bahwa cara hidup kita seperti kehidupan kerja atau
kehidupan sosial maupun kehidupan rumah tangga hendaknya terfokus pada upaya
perbaikan terus menerus. Perbaikan dalam kaizen bersifat kecil dan
beransur. Kebalikan dari inovasi, yang dipakai dalam manajemen barat umumnya
dan merupakan perubahaan besar-besaran melalui terobosan teknologi, konsep
manajemen, atau teknik produksi mutakhir. Kaizen tidak bersifat dramatis
dan proses kaizen diterapkan berdasarkan akal sehat dan berbiaya rendah,
menjamin kemajuan beransur yang memberikan imbalan hasil dalam jangka panjang.
Jadi kaizen merupakan pendekatan dengan risiko rendah (Handayani, 2005:
5)
Elemen inti dari kaizen adalah
kemauan untuk berubah, maju dan memprioritaskan kualitas, selalu memberikan
upaya yang konsisten, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi.
Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral
pekerja untuk menjalankan siklus mutu kaizen. Semua karyawan harus
memberikan saran demi perbaikan.
Konsep Kaizen & Manajemen
Dalam
kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama[3] :
- Pemeliharaan
Kegiatan pemeliharaan teknologi,
sistem
manajemen, dan standar
operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta
disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur
pengoperasian standar (Standard
Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan.
- Perbaikan
Kegiatan yang diarahkan pada
meningkatkan standar yang ada
Kedua
fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar.
Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi[3]Kaizen
bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan,
sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi
sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan. Kaizen menekankan
pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan
disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat,
berbiaya rendah
Komitmen Kualitas
Sasaran
akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality,
Cost, Delivery -- QCD), sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan
kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak
akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai,
sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi.Kualitas
yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk
kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya.
Orientasi Proses
Kaizen
menekankan bahwa tahap pemrosesan dalam perusahaan harus disempurnakan agar
hasil dapat meningkat, sehingga dapat disimpulkan bahwa filsafat ini
mengutamakan proses.
Dalam kaizen dipercaya bahwa proses yang baik akan memberikan hasil yang baik
pula.
PDCA/SDCA
Salah
satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act
(PDCA)
untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri
atas :
- Rencana (plan)
Penetapan target untuk perbaikan dan
perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut.
- Lakukan (do)
Pelaksanaan dari rencana yang telah
dibuat.
- Periksa (check)
Kegiatan pemeriksaan segala prosedur
yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana
sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh.
- Tindak (act)
Menindaklanjuti ketiga langkah yang
ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya
kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan
berikutnya.